Melakukan Analisa Jabatan ( Job Analisis )

Melakukan Analisa Jabatan ( Job Analisis )

Job Analisis dilakukan melalui proses tiga arah antara pemegang  jabatan (job holder), atasan (superior) dan job analis. Terkadang bila diperlukan, dapat melibatkan orang lain,misalnya orang yang memiliki job yang sama, atau orang yang lebih senior yang berada dalam satu departemen dengan pemegang jabatan, atau bisa juga orang yang mengerti dengan

jabatan tersebut.

Pemegang jabatan merupakan sumber informasi utama karena dialah yang lebih mengetahui pekerjaannya dibandingkan dengan orang lain.  Atasan melihat jabatan tersebut dalam perspektif : mampu melihat bagian yang lebih fokus yang tidak terlihat oleh pemegang jabatan sebagaimana mestinya. Job analis adalah orang luar yang independen dan terlatih untuk melihat job dan membantu Pemegang jabatan dan atasan memberikan draft dan menuntun perubahan-perubahan yang dilakukan semua pihak terkait sampai hasil akhir.   

Prinsip dasar dalam melakukan analisa jabatan adalah :

1. Melakukan analisis, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan
2. Menganalisa job-nya bukan orang yang memegang jabatan
3. Fakta bukan judgement (penghakiman)

Rentang isi Job Description

Gugus tugas, tanggungjawab dari job description berupa rentang/kisaran jabatan dalam Min Tugas dan Max Tugas pada periode waktu tertentu. Jika tugas/tanggunjawab tersebut sudah dibawah Min (—) Tugas, maka sebaiknya dilakukan revisi terhadap job description tersebut (job re-analysis ). Demikian juga jika tugas/tanggungjawab sudah melewati Max Tugas.

Dari sini terlihat bahwa job description merupakan dokumen yang dinamis, mengikuti perkembangan, strategi kondisi maupun situasi organisasi.

Membuat uraian jabatan (job description)

Mengapa kita memerlukan uraian jabatan (job description)?. Ini tentunya kembali dari organisasi sendiri. Organisasi mempunyai alasan, mengapa harus ada, untuk apa diadakan, dan  sasaran apa yang harus dicapai. Karena itu organisasi merumuskan visi, misi dan perencanaan yang kemudian membentuk struktur. Dari struktur inilah selanjutnya pekerjaan / jabatan (job) itu muncul.

Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab / aktifitas untuk menghasilkan sesuatu .

Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu ada analisa yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), sebagai suatu proses mengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang relevan tentang jabatan tersebut dalam periode tertentu. Hasilnya, sudah tentu dinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (job description).

Manfaat dari uraian jabatan diantaranya :

• Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
• Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
• Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
• Perekrut– untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
• Trainer– untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
• Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (penilaian kemampuan, wawancara yang mendalam dll)
• Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
• Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
• Job Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.

Maka jelaslah bahwa job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat navigator, job description adalah peta yang menentukan arah, kemana harus berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya. Sudah tentu, sebelum membuat job description, didahului dengan yang namanya job analysis.

Perekrutan SDM: penerimaan calon pegawai.

            Untuk perekrutan pegawai maka akan diadakan pembukaan penerimaan calon pegawi.

Ada dua jenis penerimaan pegawai, yaitu ada pekerja tetap dan pekerja tidak tetap. Untuk menjadi pekerja tetap maka harus memenuhi persyarata - persyaratan yang di adakan oleh Instansi tersebut.

Langkah langkah yang di lakukan oleh Instansi untuk perekrutan pekeraja yaitu:

1.    Untuk pekerja petap

·         Pengumuman penerimaan pegawai baru.

·         Pendaftaran.

 Bagi calon pekerja tetap biasanya di adakan seleksi Administrasi ( kelengkapan naskah / dokumen lamaran)

2.    Untuk pekerja tidak tetap

·         Pengumuman penerimaan pegawai baru.

·         Pendaftaran.

Bagi calon pekerja tidak tetap juga di adakan seleksi Administrasi ( kelengkapan naskah / dokumen lamaran) tetapi lebih longgar.

Metode penerimaan calon pegawai.

            Metode yang di gunakan untuk penerimaan calon pegawai ada dua jenis, yaitu mendaftar sendiri/melamar suatu pekerjaan dengan sendirinya, dan melalui referesi/rujuka, dalam arti di bawa oleh orang/pihak dalam.

            Setelah diadakan penerimaan calon pegawai, maka akan di adakan penyeleksian. Penyeleksian yang umum di gunakan adalah penyeleksian secara tertulis ( calon pegawai di suruh menjawab pertanyaan secara tertulis). Setelah itu diadakan tes kesehatan, setelah cek kesehatan dan lolos (tidak menderita penyakit yang mungkin di kwatirkan akan merugikan perusahaan) maka selanjutnya diadakan wawancara (interview). Setelah calon pegawai diterima makan ada:

-       penetapan, Hal tersebut biasanya di tambahi dengan orientasi organisasi, jika orientasinya bagus makan semakin banyak peluang untuk meraih jabatan yang sesuai dengan keterampilan calon pegawai.

-       Penempatan calon pegawai/masa percobaan, calon pegawai akan di uji keterampilannya di nidang tertentu sesuai dengan kemampuan yang dimiliki.

-       Pembinaan pegawai:

ü  Kedisiplinan, Para pegawai di haruskan disiplin untuk menaati peraturan – peratutan yang sudah di tentukan.

ü  Pengangkatan pangkat/jabatan. Kenaikan suatu jabatan bisa lebih tinggi jika pegawai berprestasi dalam bidang pekerjaannya secara maksimal.

Penilaian kinerja.

            Untuk penilaian kinerja karyawan, ada beberapa jenis tentang penilaian kinerja, antara lain:

a.    Disiplin kehadiran, ketepatan waktu pulang dan istirahat (selalu hadir tepat waktu)

b.    Jumlah hasil pekerjaannya yang di capai / di hasilkan. ( banyaknya sesuatu yang di peroleh/yang di inginkan perusahaan ).

c.    Kualitas hasil pekerjaan yang di capai / di hasilkan. (hasil suatu keterampilan dalam suatu pekerjaan)

d.    Satuan waktu yang di gunakan dalam menghasilkan sesuatu. (bekerja cepat dan dan tidak memakan banyak waktu untuk  menghasilkan sesuatu dalam bidangnya)

e.    Satuan sumberdaya yang di gunakan dalam menghasilkan sesuatu.

f.     Kemampuan bekerja sama / berkomunikasi.